こんにちは。日本PCサービスの関戸一将です。IT機器のトラブル相談を受けてから、現場に駆けつけ問題解決をするフィールドサポート事業部にいます。今回は、「消えた社員のパソコン」トラブルについて、事例や解決方法をご紹介します。

９月：消えた社員のパソコントラブル　～　データが戻らない　～

弊社では、個人事業主やスタッフ40名程度の小規模な会社から、よくご相談をいただきますが、その中のトラブルの一つに、「急に社員が消えた」「社員と突然連絡がつかなくなった」というものがあります。社員ではなく、アルバイトの場合もありますが、消えた理由は様々で、仕事のトラブルによるものや、理由がわからない失踪などもあるようです。事故や病気など仕方のないものでも、急に連絡がつかなくなってご相談いただくのは、次のような事柄です。

トラブルその1：消えた社員しか知らないデータがあるが、パソコンにアクセスできない

トラブルその２：消えた社員が私用パソコンを使っており、データがそのまま持ち出された

会社でパソコンを買って社員に提供していても、管理が十分にされていないことがあります。具体的には、ログイン用の管理者用ユーザー、パスワードを設定していないために、利用者である社員以外、パソコンの中に保存されているデータにアクセスすることができません。現在国内で使われているパソコンは、IT機器の修理の専門家である弊社なら、ほぼパスワード解除をすることができますが、一般の方には少々難しいかもしれません。

また、短期間のアルバイト・パートや、業務委託で外注依頼をする場合、会社でパソコンを買わず、個人所有のパソコンを、そのまま業務で使わせていることがあります。その場合、データそのものが個人のパソコンの中にあるので、連絡がつかなくなれば、データは戻ってきません。青ざめた表情の社長から、「遠隔操作で、何とかデータを取り戻せないか？」と、ご相談をいただくこともあります。相手に協力していただければ遠隔操作も可能ですが、そもそも連絡がつかなくなってしまった人なので、遠隔操作を行うことはほぼ不可能です。

解決策：

会社で提供するパソコンには、総務部などが固有の管理番号をつけ、ログイン用に管理者ユーザー、パスワードと利用者のユーザー、パスワードと、両方の設定をしましょう。

私用パソコンを使って業務を行う時は、データの保存をパソコン本体ではなく社内共有サーバーに置いてもらうように徹底しましょう。どちらの場合も、消えた社員のメールアドレスや、社内共有サーバーや情報ツール（チャットワーク等）のアカウントはすぐに削除し、外部からはアクセスできないようにしましょう。また、データは常にバックアップを取り、いざという時に備えましょう。

「321バックアップルール」に従えば、ウイルス攻撃や災害などのトラブルにも有効です。

「321バックアップルール」とは

3：データは3つ保存

2：2種類のメディアに保存（外付けハードディスクドライブと、USBメモリーなど）

1：別の場所に1つは保存（東京と大阪など）

＜法人様向けコラム＞