JIIMAからの提言 電子文書情報社会における 『電子メールの運用管理と保存 -モデル社内規程の提案-』
日本文書情報マネジメント協会(略称：JIIMA、理事長：高橋 通彦)は、59年にわたり文書情報マネジメントの普及啓発に努めている国内唯一の公認団体です。現在 「安心で社会生産性の高い電子文書情報社会の構築」を目指して、文書情報マネジメントを普及啓発する公益活動を続けております。
今回、「JIIMAからの提言 電子メールの運用管理と保存 -モデル社内規程の提案-」を 10月13日(金)に東京ビッグサイトで開催するJIIMA主催『eドキュメント フォーラム』で発表いたします。
＜発刊の狙い＞
文書情報のマネジメントにおいては、かねてから電子メール及びその添付情報が主要な管理対象になることが指摘されていました。日常生活や経済活動でも、電子メールの果たす役割は大きなものですが、企業における運用管理と保存に関する規程が徹底されず、様々な問題が生じてきました。
電子メールは事業活動を克明に記録した電子文書として重要で、既に訴訟の現場では電子メールの記録は信頼性の高い証拠として利用されています。一方で、電子メール情報の漏洩は重大な問題になるばかりでなく、従業員の電子メールによる不始末やルール違反は、企業の事業活動のコンプライアンス違反や法令違反と判断されることにもなります。
政府でも9月20日の第57回公文書管理委員会で「行政文書に該当する電子メールを保存管理する方針」を決定しています。民間企業としても電子メールのルール、運用管理と保存のルールを明確にした上で、電子メールの適正管理を実施していくことが求められています。各企業におかれましては、JIIMAからの提言「電子メールの運用管理と保存 -モデル社内規程の提案-」を活用していただき、より安全な電子メールの運用管理を実践していただければ幸いです。
JIIMAからの提言の内容は下記となります。
＜提言の骨子＞
1. 電子メールを正しく運用管理する
2. 税法と関税法では電子メールの保存を義務づけている
3. 我が国での電子メールの管理状況と政府の採るべき方策
4. 電子メール運用の考察要素
(1) 方針の明確化
(2) 電子メールの保存と検索
(3) 廃棄
(4) 監査
(5) 教育指導
5. 「モデル社内規程」とその解説
〇JIIMA 政策提言プロジェクト 電子メール規程 提案タスクフォース
監修 ：牧野 二郎 JIIMA顧問弁護士 牧野総合法律事務所弁護士法人
担当理事：長濱 和彰 JIIMA専務理事
甲斐荘 博司 JIIMA法務委員長 株式会社ジェイ・アイ・エム
木村 道弘 JIIMA標準化委員長・特別研究員
中田 秀明 JIIMA法務委員 アルファテックス株式会社
上記の提言内容に関する講演が、10月13日(金)16時からJIIMA主催『eドキュメント フォーラム』(東京有明 東京ビッグサイト 会議棟 8階 802会議室)で行われます。
下記の公式サイトから申し込みが出来ますので、奮ってご参加ください。
［eドキュメントJAPAN 2017］
「ワークスタイルを変革するデジタルドキュメント -電子文書情報社会の構築-」をテーマに、10月11日(水)～10月13日(金)、東京ビッグサイトで開催いたします。
フォーラム会場では、電子文書化によるワークスタイル変革、スマホによる記録も可能となった税務書類スキャナ保存の最新市場動向など、約30セッションのセミナーが行われます。
公式サイト： http://www.e-document.jp/
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