JPS企業向け連載コラム 【小規模の事業所でも気を付けたい、共有パソコンの管理】

こんにちは。日本PCサービスの大西です。IT機器のトラブル相談を、店舗で受け付け解決しています。お客様の目の前で診断を行い、専門用語は使わずに説明することを心がけています。

小規模の事業所でも気を付けたい、共有パソコンの管理

弊社は全国に「ドクター・ホームネット」の店舗があり、お客様が持ち込まれたパソコンやスマートフォンのトラブル相談を受けています。実は日本だけではなく、シンガポールにも店舗があり、日本人駐在員やシンガポールの方のトラブルも対応しています。正社員の日本人スタッフもいて、日本語での対応もします。シンガポールに出張や旅行の際に、パソコントラブルに遭遇されたら、どうぞご利用ください。

さて、トラブルの相談で店に来られるのは、個人が7割、企業が3割くらいです。企業の業態は様々で、飲食店の方もいれば、工事現場で働く方など、ふだんあまりパソコンを仕事に使わず慣れておられない場合があります。しかし、建築関係でCADを使い、パソコンを毎日使っているものの、設定については分からない、トラブルを自力で解決するのが難しいといって訪問いただくケースもあります。

最近多いトラブル

持ち込みいただく中で、特に多いトラブルは、下記の二つです。

1．起動しなくなった・フリーズしてしまった

2．ウィルスに感染した

「起動しなくなった・フリーズしてしまった」は、個人・法人を問わず最も多いトラブルの現象です。原因と対処法については、こちらのコラムでも詳しく説明しています。弊社のコラムの中でも、アクセスランキングトップで、よく読まれています。

ドクター・ホームネット　PC活用コラム「パソコンがフリーズするのはなぜ？固まる原因と対処法」

ウィルスの問題も昔からありますが、種類がどんどん増え、やり方も巧妙になってきています。最近は人質をとるマルウェアとしてパソコンに侵入し、「あなたのパソコンは感染していますよ」という警告を表示したり、FBIのマークを出して驚かせてくるものもあります。

企業の場合、複数のパソコンを社内で利用しているため、二次感染が発生することもあります。管理者と指定されているパソコンがウィルスに感染し、芋づる式に他のパソコンに広がっていった例もあります。パソコンのアカウント設定や権限を分けておられない企業も多く、過去に私が対応した会社では、6人中3名がアカウントとパスワードを同じものを使っていて、全部がウィルスに感染し、悲鳴を上げておられました。

対応策：

企業のパソコンの場合は特に、大事なデータや情報が入っており、アクセスできないと業務全体に影響します。それを防ぐためにも、下記の準備をされると良いでしょう。

管理者となるPCと、付随するクライアントPCで分けて設定しましょう。それぞれのパソコンで利用できるソフトウェアや、保存できるデータを分けることも効果的です。    ローカルPCは、いつも同じ環境で使うよう設定するのもお勧めです。大学やホテル、公共機関など、不特定多数が利用する場所にあるパソコンでは、利用者がソフトウェアをダウンロードしデータを保存しても、パソコンをシャットダウンするたびにその情報は消え、立ち上げると初期設定のデスクトップ環境が現れることがあります。    

同様の設定をするにはドメイン管理が必要です。中小企業は、複数のパソコンを所有する場合、一台ごとに名前をつけてグループにして、会社のネットワークにつながるように設定されている事がほとんどです。これを「ワークグループ管理」と呼びます。各パソコンが互いに対等で情報を共有しあうイメージになります。一方、サーバーを一台設置して、複数のパソコンを管理してネットワークにつなげる方法を、「ドメイン管理」と呼びます。ドメイン管理でのネットワークでは、サービスを提供する(サーバー)とサービスを受ける(クライアント)でパソコンが区別されます。ドメイン管理ではサーバー用のパソコンが必要となりますが、社内全体を集中管理し社員が勝手に設定を変更できないように制御したり、USBメモリなどのデバイスを使用不可にするなどの設定が可能です。ドメイン管理を導入する事で社内データの管理や共有が一括化と効率化が図れます。

また、個人で情報を管理するよりも、サーバーの導入で顧客ごとのセキュリティ設定によって顧客情報などの漏えいが軽減でき、セキュリティを強化することでウィルスなどの被害を受けにくくすることも可能となります。

個人事業主でも小規模企業でも、パソコン台数が複数になったら、しっかり管理設定をしておきたいですね。