広報担当者は忙しい！繁雑な広報業務をプラットフォーム化で働き方改革を広報業務支援ツール「Digital Press Room」提供開始～デジタル化で広報担当者とメディアの円滑な相互コミュニケーションを実現～

2019.02.06 12:15

一般社団法人PR Supporters (本社：東京都渋谷区、代表理事：小堀真保)は、2019年2月20日（水）より広報業務支援ツール「Digital Press Room」のサービス提供を開始いたします。本ツールは、オンライン上に企業・団体が広報室を開設し、広報担当者がどこにいてもメディアへの情報公開、素材の提供や問い合わせに対応できる広報支援ツールです。このツールを活用いただくことで、少数でメディア対応を行っている広報担当者の業務円滑化が期待でき、またメディアコミュニケーション時に発生しがちなタイムラグを軽減することも可能になります。

【提供の背景と目的】

現在、メディア対応を頻繁に必要とする企業・団体の広報は・本社・支社など複数の窓口があり情報共有されていない場合も多くある・少数担当者が複数のメディア対応に追われている、担当者の休暇、不在時に対応が遅れてしまうなど、企業価値を左右する報道機会を逃していることもあります。一方メディアは、1日に複数箇所の取材に奔走中に、ニュース化に必要な画像・映像素材や追加情報を短時間で集めなければならず、広報担当者と連絡が取れない場合、原稿やニュース素材の入稿時間に間に合わないなど、様々なストレスが生じています。

また、企業・団体が多く採用している広報プラットフォーム（HPのプレスページ等）は、情報収集するメディアが訪問し、リリース閲覧や問い合わせをメールベースで行ったり、電話だったりと、一方通行またはタイムラグが生じる情報提供になりがちでした。

PR先進国のアメリカ合衆国では、この数年間でアメリカ企業の約７割がオンラインニューズルームを開設しており、*『企業のデジタルPR支援を手がけるアメリカのTEKグループがメディアに対して行なった調査によると、95%の人が「オンラインニューズルームは重要」と答え、30％が「毎日チェックする」、50％が「週に1回以上はチェックする」と回答』しています。*引用元：広報会議2017.12記事抜粋。

今後、日本では国際的なイベントが目白押しで（2020年東京オリンピック、2021年ワールドマスターズゲームズ、2025年の大阪万博など）、国内メディアに留まらず国際メディアからの取材や問い合わせも確実に増えると想定されることから、少ない人員でも対応できるよう、広報業務もデジタル化可能なところは積極的に取り入れていくべきだと思われます。

【特長】取材対応の円滑化

今回リリースする「Digital Press Room」は、情報提供といった従来の機能は備えつつ、メディアからの問い合わせを広報担当部署全体で共有でき、担当者が誰であっても、どこにいても相互コミュニケーションが円滑に行えるチャット機能を備えていることが大きな特長です。チャットのメリットは、通話ができない環境下でもPCがあれば即時対応が可能なこと、また時系列の履歴が残るため初期担当以外でも対応の進捗確認ができ部署内での共有がスムースになります。

■本ツールの導入により改善される点

＜企業・団体側＞

・広報対応業務の一部デジタル化で、担当者の業務効率化（時短・プロセスの簡易化）

・広報部署担当全員が、「Digital Press Room」を通して行われるメディア対応状況の共有

・担当者不在で素材提供など、対応遅延などを防ぎ報道機会の損失を減らす

・記者発表やPRイベント等の出席申し込みを同ツールで一括管理（申し込みメディアリストなどは自動作成）

＜メディア側＞

・必要な情報を欲しいときに入手することが可能

・広報担当者不在でも円滑に情報を収集できる

・電話、ファックス、メールなどバラバラに確認しなくても企業広報ページにアクセスするだけ。

・取材出席返信も本ツールに「参加」ボタンを押すだけ。