iOS／Android／パソコン向け、ペーパーレスシステム「SideBooksクラウド本棚」を提供している東京インタープレイ株式会社(本社：東京都中央区、代表取締役：米田 英輝、以下「東京IP」)は、令和3年7月より広島県大竹市上下水道局(局員数21人、非正規職員4人含む)に「SideBooksクラウド本棚」提供を開始しました。

月次定例会議の様子

●事例概要

大竹市上下水道局では、会議資料・回覧文書・顧客情報・工事現場図面などの紙資料が、事務所の書庫・会議室に保管されていたため、スペースの確保に課題があり、当初、タブレット端末を用いた文書共有・管理について模索していました。

ただ単にタブレット端末を用いただけでは、文書共有・管理が難しいので、ふさわしいツールを探していたところ、同市議会・執行部で先行導入していたペーパーレスシステム「SideBooksクラウド本棚」に着目。

議会・執行部で導入されていた「SideBooksクラウド本棚」は、議会定例会に議案を提出するなど、他部署・部局の職員が操作する機会があり、上下水道局員も本格導入前に操作、使用感を確認済みでした。

令和2年初冬からコロナ禍になり、局内ペーパーレス化に加え、遠隔でのWEB会議開催の想定が加わったことも導入検討の後押しとなり、晴れて令和3年7月に導入・稼働となりました。

資料閲覧する会議参加者

●導入効果

局内の紙資料は、事務所の書庫・会議室に保管されています。このまま紙資料を用いた業務を継続した場合、更に紙資料保管スペースの確保が必至でしたが、「SideBooksクラウド本棚」を導入したことで、不要となります。また、書庫・会議室に保管されている既存書類も随時データ化、システム内に移行することで、事務所内のスペースに大幅な空きが生じることも判りました。これにより空いたスペースはテナントとして貸し出し、家賃収入を得ることで活用を計画しています。

加えて、毎月定例で開催している複数の会議は、ほぼ100％ペーパーレス化。これは、もともと仕事柄、水道局員が新しいツールを使用することに抵抗がなかったこと、また先述のとおり、本格導入前に既に使用感を確認していたため習熟度が高かったことに加え、「SideBooksクラウド本棚」のシンプルな構造と優れた操作性に起因しています。

会議で使用する紙資料の作成・印刷等の労務面、コピー機やコピー用紙等の経費面、紙資料保管場所のコストも含めると、その削減効果は、年間100万円以上と試算しています。

更に、紙資料配布による接触行為がなくなったことで、新型コロナウイルス感染リスクと心理的な負担も軽減しました。

今後は、書類・工事現場図面・現場写真をシステムにアップロードし、タブレットを現場に持参することで適宜確認出来るよう整備を進めたいとのことです。

加えて、大竹市上下水道局の経営は独立採算制のため、その収益は利用者から徴収する水道料金。

近い将来、料金改定を計画しており、その一環で、ペーパーレス化でコスト削減及び事務効率化(人員抑制)をしている旨を利用者に訴求したい等、更なる活用と好影響が期待されます。

●広島県大竹市

山口県との境に位置し、山口県の岩国市・和木町とのつながりが強く、一体の都市圏を形成しています。小瀬川を挟んで、大竹市から和木町・岩国市にかけての沿岸部に石油コンビナート・紙パルプ・化学繊維などの企業が立地し、瀬戸内工業地帯の一拠点として発展しています。

水道事業は、戦後まもなく旧海軍の水道施設を引き継いで運用が開始されました。

■東京インタープレイ株式会社概要

会社名： 東京インタープレイ株式会社

代表者： 代表取締役　米田 英輝

設立　： 2012年8月

所在地： 東京都中央区日本橋2-10-8 日本橋日光ビル7階

資本金： 3,000,000円

URL　 ： http://tokyo-ip.co.jp/