株式会社サザンウィッシュ(所在地：東京都中央区、代表取締役社長：徳留 健朗)は、医療機関向けプラットフォーム「Mediboard」を沖縄県の一般社団法人中部地区医師会(以下 中部地区医師会)で導入した事例を2023年6月30日(金)に公開しました。

中部地区医師会

■概要

中部地区医師会様は沖縄県9市町村を管内とし、会員数648名(241施設)を擁する沖縄県下最大の地区医師会です。各種検診事業や在宅医療を展開しており、健診センターや訪問看護ステーションを開設している他、看護専門学校も設立し、地域医療の育成・発展に貢献されてきました。地域住民の医療・保健・介護・生活支援が一体的に提供される地域包括ケアシステムを構築されています。

本記事では、以下3名の方にお話を伺いました。

統括本部　山内 倫裕 特命課長

企画課　　豊見山 亜衣 課長

総務課　　塩川 久美子 課長

■導入背景：とにかく紙が多かった

中部地区医師会様では、4施設で、起案書や申請書など年間2,500件近くの稟議書類が処理されています。全て紙で作成され、捺印がされていました。

さらに、契約関連の起案書であれば見積書や契約書が付随資料として回覧されており、『1枚の稟議あたり4-5枚の補足資料が添付されていた』(山内様)という状況でした。

紙による課題は大きく3つありました。

1点目は紛失や情報漏洩リスクです。

上記の通り添付書類も多く、出張などで1日不在にすると『机に書類の山ができていた』という状況でした。(山内様) 回覧中の書類紛失の懸念もあります。『契約書の原本をつけることもありますが、紛失を考えると怖い』。(豊見山様)

2点目は稟議処理の課題です。

紙で回覧すると決裁状況も見えず、承認も自分のタイミングで行いにくい点がまずありました。また、複数施設をまたいだ回覧の場合などにタイムラグが大きくなるという点もありました。契約関係の稟議などは期日があるので、大変なご苦労があったそうです。期日までに承認を得るために『回覧の順番に走って承認者を探しに行ったり、内線をかけたりしていました』というお話もありました。(豊見山様)また、課をまたいで決裁をとりたい場合なども決裁者が曖昧で、ルールが決まっていない点も課題でした。

3点目は稟議処理後の課題です。

処理が終わった書類の保管や、探す手間がかかっていました。過去の稟議自体の履歴もないため、差し戻された理由なども記録されていませんでした。

そのような中で、沖縄県内の金融機関からの紹介でMediboardを認識されました。

■Mediboardとは？

Mediboardは医療機関向けに開発されており、3つの主要機能があります。

1) お伺い書機能

稟議書をデジタルワークフロー化する機能です。多様な書式の書類が簡単に作成できる点と、自在に承認経路を設定できる点が特徴です。ファイルの添付も可能で、契約関連の稟議書であれば、見積書を貼付することもできます。

お伺い書機能

2) 契約・資産管理機能

各契約内容や車や医療機器などの資産を管理する機能です。契約終了日をメール通知することもできるため、見落としを防いだり、登録した契約書の検索も簡単にできます。

契約・資産管理機能

3) 購買・在庫管理機能

医療材料の購買・在庫管理を行う機能です。現場の申請から業者への発注やその後の納品登録をMediboard上で完結することができる点が特徴です。システム上で申請や発注等を実施することによって購買状況を可視化することが可能です。

購買・在庫管理機能

中部地区医師会様はMediboardを導入され、まずは「お伺い書機能」の活用に着手されました。

■導入効果：8割の書類をペーパレス化。10,000枚以上の稟議書と必要書類をデジタルに

年間2,500件以上あった稟議書はMediboard利用開始から半年で、すべてペーパレスになる見込みです。さらに添付書類が4-5枚あるため、実際は『その3倍から5倍』の削減効果を山内様は見込んでいます。これは『8割-9割の紙が削減された』ことに等しい効果だと塩川様も話します。

そのため、課題の1点目であった情報漏洩リスクは極小化できていると言えます。今までは業者からのお見積りなども回覧用や自分用に印刷しており、用紙とトナー代に対しても相当な削減効果も期待できるとのことです。

2点目の稟議処理における課題も解消されました。承認経路をより明確にすることにも成功し、Mediboardの管理画面から誰まで承認されているか簡単にわかるようになりました。承認経路の整備で、『当事者以外のチェック機能が働くようにもなり、金額の見直しが発生する』(豊見山様)という効果もありました。

その結果、承認までのタイムラグも大幅に削減できました。複数施設をまたぐ場合もあり、今までは起案から最終承認まで最低でも4日はかかっていました。Mediboardの導入で、承認者4人の場合は平均1.7日、7人の場合でも平均3日あれば、8割の起案書が完了するようになりました。

3点目の課題も解消されました。差し戻しや却下の履歴も残るようになりました。意外な効果としては、社員教育に繋がった点をあげられています。履歴が共有されることで、“こういう稟議は通らない”、“こういう書き方はだめなんだ”といった点の周知ができたそうです。例えば、見積書の添付が2社以上なかったら、差し戻すといったルールの徹底ができるようになりました。

左から統括本部 山内特命課長・企画課 豊見山課長・総務課 塩川課長

中部地区医師会様がデジタル化を進める背景には、医療現場を裏から支える事務の方々の働く環境改善も目的にあります。デジタル化のような業務改善はやはり主役である医療現場が先行しがちです。そうした改善により利用者が増加するとそれに合わせてバックオフィス業務も増え、事務方は大変となりますが、ここが見落とされることが多いそうです。『事務方の給与や立場を上げるためにも、大げさに言うとバックオフィスの効率化は絶対大事。』と山内様はお話されています。

今後医療業界は、医師や看護師の働き方を見直す2024年問題や、高齢化社会に伴い、医療や介護の需要と供給のバランスの崩壊が懸念される2025年問題など、人材不足の深刻化が懸念されています。

そのような中で、Mediboardは、医療現場を支える事務の方々の業務をデジタル化することで、働き方改善や人手不足の解消の一役を担っていきます。

■事例フルバージョン

URL： https://www.southernwish.com/mediboard_case.html

■会社概要

商号　　： 株式会社サザンウィッシュ

代表者　： 代表取締役社長　徳留 健朗

所在地　： 〒103-0022　東京都中央区日本橋室町3-4-7

設立　　： 2015年4月

事業内容： 金融及び医療業界等に向けたインターネット技術を活用した

　　　　　 各種サービスの提供他

資本金　： 8,000万円

URL　　 ： https://www.southernwish.com/