プレスリリースは、企業のニュースやイベントを世間に届けられる効果的な広報手段です。
多くの企業がプレスリリースを活用する昨今ではありますが、
- 「プレスリリースをこれから活用していきたい」
- 「プレスリリースのやり方がわからない」
という企業担当者さまもまだまだいらっしゃると思います。
そこで本記事では、プレスリリースのやり方について6つの手順に分けて解説していきます。
初心者でもわかるようにポイントをまとめていますので、メディア、及び消費者に向けた情報発信にプレスリリースを積極的に活用していきましょう！
目次
プレスリリースとは
「プレスリリース」とは、企業が主にメディア向けに発信する「公的文書」のことです。
プレスリリースの発信内容は、
- 新商品・新サービスの発表
- 新規事業の設立・開始
- 経営・人事情報
など多岐に渡り、企業の公式情報を発信するための主要な広報手段です。
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プレスリリースがもたらす効果
企業の様々な情報発信にプレスリリースを活用することで、
- ステークホルダーとの良好な関係の構築
- 認知・売上につながる宣伝効果
といった効果を得られます。
まず、プレスリリースの主な目的は、従業員や株主、消費者などステークホルダーに活動内容などを理解してもらいより良い関係を築くという点にあります。
ステークホルダーとの良好な関係構築の先に様々な「宣伝効果」を得られるため、各企業が積極的にプレスリリースを配信しているのです。
そして、注目度の高いプレスリリースは、メディアがニュース素材（ネタ）としてテレビ・新聞・雑誌・ニュースサイトなどに取り上げることで、さらに情報が拡散されていきます。
一般消費者(読者や視聴者)に情報が届く機会が増えることで、世間に対して大きな広報効果をもたらすのです。
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プレスリリースの6つの配信手順
それでは、「プレスリリースの6つの作成手順」として、
- 情報（ネタ）収集
- キーメッセージの決定
- ターゲットの特定
- プレスリリース作成
- 配信メディアの選定と配信タイミング
- プレスリリース配信・送付
上記について順番に解説していきます。
1.情報（ネタ）収集
プレスリリースで発信できる自社情報には、商品やサービスに関する情報以外にも様々な例があります。
主な例には、
- キャンペーンやイベントなどの開催
- ブランド・施設のリニューアル
- 業務提携や人事
などが挙げられ、情報（ネタ）を漏らさず定期的にプレスリリースで発信していくことで企業認知の向上が見込めるでしょう。
特に、情報発信の機会が多い企業からは活気や勢いが伝わりやすく、ステークホルダーからの信頼も高まります。
そして、定期的にプレスリリースを発信していくためには、日頃の情報（ネタ）収集が大切です。
社内のニュースに加えてメディアのトレンドを汲み取り、世間がどんなことに注目しているのかを常にチェックしておくといいでしょう。
また、メディアの特徴を把握することはプレスリリースの送付先を選定する際にも役立つので、メディアチェックを習慣的に行い、常に新しい情報を取り入れておきましょう。
2.キーメッセージの決定
情報（ネタ）収集ができたら、プレスリリースで発信したいキーメッセージを決定しましょう。
キーメッセージは、プレスリリースの目的＝1番の肝となる部分であり、「1つのプレスリリースに1つのキーメッセージ」が基本です。
「あれもこれも」と様々な情報を1つのプレスリリースに入れると、何を伝えたいかが分かりにくくなります。
決定した1つのキーメッセージをもとに
- 「誰に」
- 「どんな情報を」
- 「なぜ届けたいのか」
を明確にしていきましょう。
また、消費者や社会にどんなメリットがあるかという点にも注目すると、メディア側も掲載意義を見出しやすくなるでしょう。
3.ターゲットの特定
前述でも触れたように、「誰に」情報を届けるのか＝ターゲットを特定することもプレスリリース作成では特に重要です。
プレスリリースで訴求対象を明確にするためには、読者層を意識することがポイントになってくるので、配信するメディアを想定しながらタイトルや導入のフレーズなどに工夫を加えていきましょう。
具体的な例としては、
- 主婦向けに低価格や情報の限定性を強調
- ファミリー向けに安心・安全面を強調
などが挙げられます。
想定したメディアの読者を具体的にイメージできると、文章の構成もスムーズに進みやすくなります。
4.プレスリリース作成
いよいよプレスリリースを作成していきます。
前述した「キーメッセージ」や「ターゲットの特定」の手順を踏まえることで、伝えたい内容がブレることは防げるはずです。
しかしプレスリリースは、メディア関係者宛ての「公的文書」であることから、ニュース性に加えて情報の正確な表現が求められます。
まずは情報の不足がないように、以下「プレスリリースの基本構成」を参考にしながら作成していきましょう。
内容の基本構成
- 冒頭：「報道関係者各位」などを記載する定形
- 見出し(タイトル)：記者・編集者に興味を持ってもらう上で最も重要
- リード文：全体内容が掴める導入
- 本文：「概要」「特長」を文章で詳しく紹介
- 文末：「会社概要」や必須の「問い合わせ先」
- 画像・補足資料：視覚的訴求やインパクトのある画像で目を惹く
※尚、プレスリリースの書き方については以下の記事でも解説しておりますのでぜひご参考にしてください。
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より効果の高いプレスリリースのために
基本的なプレスリリース作成に慣れてきたら、より効果の高いプレスリリースを追求していきましょう。
より効果的なプレスリリースの実現には、
- メディアに対するニュースバリューの提供
- メディアとの関係性構築やフィードバックの活用
- 話題のキーワード選定や検索エンジンに対する最適化
- 写真や資料、YouTube動画など視覚的工夫
- よりキャッチーなタイトルと読みやすい本文
といったノウハウが求められ、経験を積む中で身に付くものもあれば、専門的な技術や人脈を要する内容もあります。
最も簡単にプレスリリースで結果を出すのであれば、やはりプロの校正・サポートを受けるのが1番の方法になるのではないでしょうか。
実績あるプレスリリース配信サービスであれば、記事化につながるプレスリリース作成はもちろん、リリース内容に適した選定メディアにアプローチでき、さらにはフィードバックをもらえる機会もあります。
以下の記事で、プレスリリース配信サービス6選を比較していますので、ぜひご参考にしてください。
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5.配信メディアの選定と配信タイミング
プレスリリースを作成したら、配信先のメディアを選定していきます。
- 発信ジャンル
- 読者層
- 特集記事の傾向
- 取り扱う媒体や規模
などに注目し、プレスリリースとの親和性を考慮して選定していきましょう。
尚、配信先メディアの情報は「メディアリスト」としてまとめておき、今後も活用できるようにしておきます。
また、プレスリリースは配信するタイミングも重要です。
一般的にプレスリリースは、平日の10時～15時に配信されることが多く、配信先のメディアが最も活動的な時間帯を狙うのが1つのセオリーと言えますが、朝一番にチェックするメディアも多いため、＠Pressでは月～木曜日の午前中をおすすめしています。
おすすめのプレスリリースの配信タイミングについては、以下の記事でより詳しく取り上げていますのでぜひ参考にしてください。
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6.プレスリリース配信・送付
プレスリリースが完成し、配信先のメディア選定が完了したら、いよいよ送付していきます。
プレスリリースの送付方法には、以下4つが挙げられます。
- メール（テキスト／HTML）
- Webサイトの申し込みフォーム
- FAX
- 郵送
- 記者クラブへの投げ込み
最近はメールで送付するところが多いほか、申し込みフォームを設置しているメディアサイトも増えてきています。
また、メディアによって「この方法で送ってほしい」という要望もあるため、事前に希望送付方法を確認できると良いでしょう。
プレスリリース配信後のフォローアップ
最後に、「プレスリリース配信後のフォローアップ」として、
- 問い合わせが来た場合の対応方法
- 取り上げてくれたメディアとの関係構築
- 効果測定
について解説します。
問い合わせが来た場合の対応方法
プレスリリース配信後は、問い合わせが来た場合にスムーズに対応できるように、社内で資料やマニュアルを共有しておくようにしましょう。
情報鮮度が求められるメディア担当者は、同時に多くの案件やネタ候補を抱えているので、企業の対応が遅いことで記事化を見送られてしまうこともあり得ます。
プレスリリース配信後、すぐに問い合わせや取材依頼が来ることもあるので、配信済みプレスリリースの資料がすぐに共有される体制が望ましいでしょう。
また、事前にできる工夫として、問い合わせ先を会社の一般窓口ではなく、広報担当の連絡先にしておくのも効果的です。
直接プレスリリースの担当者が対応することで、メディアからの問い合わせにスピーディーに対応することができるでしょう。
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取り上げてくれたメディアとの関係構築
メディアがプレスリリースを取り上げてくれた際には、積極的な関係構築に努めましょう。
プレスリリースの記事化は、記者の第三者目線の判断という側面もあるため、お礼のやりとりや取材時の丁寧な対応などが、次回のメディア掲載にポジティブな効果をもたらすことも十分にあり得ます。
また最近は、自社アカウントでメディアサイトを取り上げたり、逆にメディアの公式アカウントにリアクションしたり、SNS上でのコミュニケーションも関係構築に効果的ですので、積極的に活用してみるといいでしょう。
効果測定
プレスリリース配信後は、
- クリッピング分析
- 自社サイト閲覧数比較
- Googleサーチコンソールの指名検索数
などを用いながら効果測定を実施していきます。
また、プレスリリース配信サービスを利用する場合には、メディア担当者の反応や記事化数などをわかる範囲で共有してくれることもあるので、より具体的にプレスリリースの手応えを測ることができるでしょう。
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プレスリリース配信サービスを活用する
プレスリリース配信の手順を解説してきましたが、全ての手順をこなしていくのは難しいと感じる方もいるかと思います。
そんな方は、プレスリリース配信サービスの活用を検討してみると良いでしょう。
プレスリリース配信サービスを活用することで、以下のようなメリットを受けられます。
- プレスリリース原稿プロが校正してくれる / 作成代行してくれる
- 配信先メディアの選定
- ニュースバリューの向上
- 露出の拡大
- 提携先メディアへの掲載
- 効果測定
など
以下の記事を参考に、ぜひプレスリリース配信サービスもご活用ください。
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まとめ
以上、「プレスリリースのやり方丸わかり！初心者でもわかる6つの配信手順解説」は、いかがでしたでしょうか？
一見すると難しく感じるプレスリリース配信ですが、いくつかの手順に分けて進めることで初心者でも作成・配信ができるようになります。
また、キーメッセージとターゲットを事前に明確にするポイントを押さえれば、読者にしっかりと伝えたい内容を届けることができるでしょう。
ぜひ本記事をご参考に、メディア、及び消費者から注目されるプレスリリースを実現していきましょう！
