プレスリリースに限らず、企画書やメールなど数多くのビジネス文書において最も基本的ですが致命的なミス「誤字脱字」。ビジネス文書では、誤字脱字がないことが望まれますがミスを完全になくすことは難しいものです。ただその一方で、ちょっとした工夫や気を付けるコツを掴むことで誤字脱字を可能な限り防ぐことは出来ます。
今回の記事では、プレスリリース以外にもビジネス文書に幅広く活用出来る、誤字脱字を防ぐ9つのコツをご紹介します。
目次
良くありがちなミス「誤字脱字」
「誤字脱字」の定義
「誤字脱字」とは、その文字通り〔誤った形の文字や誤って使った別の字、書き落とした文字、文の途中で抜けている文字などの総称〕を指します。簡単な例でそれぞれを示すと以下のように区分されます。
＜例＞
誤字：「こんにちは」→「こんにちわ」＝最後の文字が誤っている
脱字：「こんにちは」→「こにちは」 ＝「ん」が抜けている
「誤字脱字」が与える印象
ビジネス文書に誤字脱字がないことは基本的なマナー。特にプレスリリースをはじめとする広報業務は、メディアやステークホルダーなど多くの方へ向けて企業の公的文書として出す報道発表資料です。正確に情報を伝えることが重要なプレスリリースにおいて、誤字脱字はご法度であることを念頭に置きましょう。
ビジネス文書に誤字脱字があった場合、内容によっては誤解を生むことや基本的なマナーがなっていないこと等から文書の品質が低いという印象を与えます。その結果として、文書の作成者（プレスリリースの場合＝企業）の評価・信頼・信用が問われるなどの可能性が考えられます。広報活動として行っていたことが、悪い心象を与える等イメージダウンに繋がりかねないため、可能な限り誤字脱字は防ぎたいものです。
誤字脱字を防ぐ9つのコツ
1. 間違っている前提のマインド
誤字脱字に繋がるもとには「変換ミス」や「打ち間違い」などがあります。誰にでもこれらは起こり得ることですので原稿をチェックするときには「間違いがある」前提の気持ちで目を通しましょう。1つも直すべきポイントが見つからなかった時こそ疑う気持ちが誤字脱字を防ぐ上では大切です。
2. 辞書に登録する
使用頻度の高い言葉や固有名詞、あるいは間違えがちな漢字などが徐々に分かってきたら、その都度PCの辞書に登録をしましょう。辞書登録をすることで変換ミスなどを未然に防ぎ、確実に正しい表記に変換出来るようになります。
3. ツールを使う
記事後半でオススメの無料ツールをいくつかピックアップしていますが、ツールを使うことで時間短縮にもなる上に自分では気付けなかった誤字脱字も簡単に洗い出すことが出来るので、上手く活用しましょう。ただし、全ての誤字脱字を見つけられるわけではありませんので、ツールに頼りすぎないことも大事です。
4. 時間をおいて確認する
書き終えてすぐに読み返しをしても、記憶が新しいうちはミスに気付けないもの。例えば、夜に書きあげたら一夜文章を寝かせるなどして、確認までに少し時間をおきましょう。新鮮な頭と視点で読み返すと当初は気付かなかった誤りにも気付くことが出来ます。
5. 項目ごとに確認する
一度に全てのチェックをしようとするのはなく、「人名／地名」「日付」「金額」「漢字」など確認をする内容を項目に分けて実施しましょう。文章の意味を理解しながら読み込みすぎると、たとえ誤字脱字があったとしても無意識に頭の中で正しい表記に変換をして読み進めてしまうことがあります。そのようにならないためにも「内容のチェック」「誤字脱字のチェック」は切り分けて、「誤字脱字のチェック」の際には項目ごとに確認することをおすすめします。
6. 逆から読む
1つ前の「項目ごとに確認する」内でも記載をしたように「文章の意味を理解しながら読み込みすぎる」ことは誤字脱字を見つける上ではおすすめ出来ません。読み込みすぎない別の方法としておすすめなのが文書の末尾から「逆に読む」こと。事前の情報がないため理解がない状態で文章を読むことができます。
7. 声に出して読む
黙読していると見落としてしまうミスも、音読していると「目・耳」から情報が入ってくるだけでなく、一文字ずつ見て声に出すため気付くことができます。また、誤字脱字を見つける以外にも声に出して読むことで文章のリズムも分かり、他の人が読む時に「この文章はテンポ良く読める文章なのか？」という新しい発見もあります。
8. 紙に印刷して読む
意外とPCと紙とでは見え方が違うもの。PC上ではスクロールしながら読み進めることもあるかと思いますが、その際に行を飛ばしたり誤字脱字を見落としてしまう可能性も。一度紙に出力して、指と目で追いながらの確認をおすすめします。
9. 他の人に読んでもらう
文書を作成した本人がいくら確認をしてもチェックには限界があります。最後は自分以外の人に協力してもらい、全く新しい視点で読んでもらった上で誤字脱字のチェックをしてもらいましょう。
オススメの無料ツール4選
- Microsoft Officeの校閲機能「スペルチェックと文章校正」
言わずと知れた最も身近であろうツール。誤字脱字以外にも表記の揺れも教えてくれるので原稿内での表記の統一にも役立ちます。 - Enno
有料ツールを使う前に、まずはこのツールを使ってみて欲しいと紹介されることも多く、ブロガーさんなどライティングをされる方々のおすすめに良く挙げられる優秀なツールです。 - 日本語校正サポート
非常に使い方がシンプルながらも、チェック項目やレベルなどを設定することも可能なツールです。 - Tomarigi
青山学院大学の「日本語表現法開発プロジェクト」の一環として作られた「校正・遂行支援ツール」です。他のツールはチェックをする文書をアップロードする必要があるものが多い中、ツール自体をダウンロードして使用する仕様のため、機密文書などを扱う場合に安心して使用出来るツールです。
さいごに
基本的なこと、身近に見かけるミスであるが故に「些細」と思われがちな誤字脱字。ただし、プレスリリースという企業⇔社会（メディア・ステークホルダー）を繋げる上で非常に大きな役割を持つビジネス文書において、誤字脱字は大きな損失に繋がることも。
簡単に取り入れられるコツやツールなどを上手く用いて、誤字脱字もなくマナーの守られているプレスリリースを発信していきましょう。
