プレスリリースを書いた後に訪れる次のステップに「プレスリリースを送る」がありますが、ここで「どこへ送ればいいのか」と疑問を持たれる方は多いことと思います。この記事では、実は「何を書くか」と同じくらい重要な送り先について「どこへ送ればいいのか」「いつも同じ宛先に送っているけど正しいのか分からない」「どうやって送り先を探したらいいのか」などを解説します。
目次
そもそもどこへ送ったらいいの？
徹底すべきは、プレスリリース内容と親和性の高いメディアへ送ること。「視聴者・読者の欲する情報を提供する」というメディアの立場で考え、「果たしてそのメディアの視聴者・読者とプレスリリース内容のターゲットは近しいだろうか？」と考える癖をつけましょう。
そのメディアが実際に掲載している記事や特集などを確認することで、どういった層をターゲットとしているのか・どのようなジャンルの情報を取り扱っているのか、簡単に予想を立てることができます。
双方のターゲットが合致するメディアをピックアップし、送付するために必要な連絡先情報を収集したものがプレスリリースを送る際に非常に重要なメディアリストになります。
関連記事：プレスリリースの送り方のギモン：いつ・どこへ・どのように送るの？
よく目にする「メディアリスト」とは？
広報活動に重要「メディアリスト」とは
プレスリリースの送り方について調べていると必ずと言っていい頻度で遭遇する「メディアリスト」という存在。広報活動において非常に重要な「メディアリスト」とは何であるかを簡単に説明します。
メディアリストとは、先んじて記載したようTV・新聞・WEBなど様々あるメディアの中で、自社が配信したい内容とメディアのターゲットが合致するメディアをピックアップしたものです。一般的には、各メディアの以下のような情報をまとめていることが多いです。
- 正式なメディア名（番組名）
- 担当者名
- 連絡先（所在地／電話／メールアドレス）
- プレスリリースの受け取り希望方法（FAX／メールなど）
また、実際に担当者と直接コンタクトが取れた際にどういう話をしたのか／得られた情報／欲している情報などをメモすることで、より担当者との関係が深まったり、広報活動にもプラスになります。メディアリストは、プレスリリースを送るために必要なだけでなく、今までの努力や経験などの蓄積になり財産となります。その情報は以降の活動に活かせたり、効率も良くなったりと非常に重要な存在です。
リストにしただけで終わりではない
「送りたいメディアの情報を集めた！」それで終わりではないのがメディアリスト。1度コンタクトを取ったメディアの方との信頼関係を構築することこそが「広報・PR」の第1歩。記事の感想を伝える・どういった反響があるのかなど定期的に連絡を取ることが関係性を築く上では理想的ですが、担当の変更や部署異動などがなかったか連絡をするなどしてリストのブラッシュアップ・メンテナンスは怠らないようにしましょう。
また、言うまでもなくメディアリストに含まれる情報は個人情報が多く含まれますので、管理の上でも社内でルールを取り決めるなどして厳重な取り扱いが必要です。
お付き合いのないメディアへの送り方
肝心な各メディアの送り先に関しては、実はツテがなくても調べることができます。直接「プレスリリース窓口」を設けられているサイトがあったり、日本パブリックリレーションズ協会が毎年発行している『広報・マスコミハンドブック PR手帳』や、宣伝会議が毎年発行する『マスコミ電話帳』等の市販本からも情報を得ることができます。ハードルが高いと思われがちですが、広報の基本的な活動なだけあって、意外と初心者でも取り組むことができるのも納得です。
取り組みやすい調べ方として、以下が挙げられます。
サイトで調べる
最も手軽に始められる調べ方はメディア内で送付先情報の掲載を見つけることです。実は「プレスリリース／ニュースリリース」の送付先情報を掲載していたり、お問い合わせフォームの選択項目に「情報提供（プレスリリース）」を設けているWebメディアは多々あります。
例えば、Web/TVを中心に企業の広告・PR活動のサポートをしている株式会社Green Rompが毎年年末に実施している「Webメディアソーシャルメディア力調査」（フォロワー数が多く、ソーシャルメディアでの発信力が強いWebメディア）で2019年・女性向けメディアで1位に輝いた「FASHION PRESS」の場合、ページ下部にこのような掲載をされており、情報の送付先を明記されています。
また「FASHION PRESS」では、上記赤枠箇所をクリックした遷移先のページで非常に丁寧にどういった情報が書かれているとスムーズに掲載ができるか・取り扱う記事のジャンル／掲載例なども掲載してくださっています。
「FASHION PRESS」のように、希望情報や取り扱うジャンルに関してまで記載があることはレアケースですが「プレスリリース内容と親和性の高いメディア」を見つけたら、そのメディア内に送付先情報の記載がないか探してみましょう。
電話で直接確認（おすすめ）
最もおすすめの方法は、直接お電話で「プレスリリースを送りたい」旨を伝え、その際の送り先を伺う方法です。直接連絡をすることで、例えば「今回お送りしたい情報の他にも、●●や△△のような情報も扱っているのですが、このような情報もお送りしてもよろしいですか？」や「求めている情報はありますか？」など連絡先以上の情報を得られる可能性もあります。
代表番号にかける場合などは「番組名」や「雑誌名」などお繋ぎ先を受付の方が聞いてくれますので、スムーズに繋いでもらえるよう、電話をする時には、どういった情報を・どこに送りたいのかをすぐに伝えられるように準備しておきましょう。
市販本で調べる
「探している時間がない」「1件1件電話するのも…」という方にも始めやすい、情報収集の手段として「市販本」から連絡先を入手するという方法があります。以下2冊は、いずれも広報・PRに携わる人で知らない人はいない宣伝会議と日本パブリックリレーションズ協会が毎年発行している、連絡先収録の書籍です。
宣伝会議 刊行「マスコミ電話帳」
マスコミ関係者必見の企業・団体・個人・全20ジャンルの最新「連絡先」を掲載しています。企業・団体編は、「新聞・通信社」、「放送」、「出版」、「広告」、「インターネット」、「芸能・音楽」、「スポーツ」、「学校・研究機関」、「団体・協会」、「公共機関」、「企業」、「各種施設」、「交通・宿泊」、「環境」の14 ジャンル、個人編は、「マスコミ・ジャーナリスト」、「広告」、「芸能・音楽」、「スポーツ」、「文芸・美術・建築・趣味」、「学術・研究家」の6 ジャンルに分けて掲載しています。
宣伝会議│プレスリリース【新刊書籍のご案内】『マスコミ電話帳2020年版』
日本パブリックリレーションズ協会 刊行「広報・マスコミハンドブック PR手帳」
マスコミへのアプローチに不可欠の一冊、“情報源バイブル”として、広報・ＰＲ、宣伝・販促、ＩＲ・ＣＳＲの担当者を中心に、幅広く活用されています。
日本パブリックリレーションズ協会│広報・マスコミハンドブック（ＰＲ手帳）2020
主要コンテンツと掲載データ
今を読み解くkeyword／知っておきたいFact data／「パブリックリレーションズ」の解説／広報業務チェックリスト／ＰＲ・ＩＲ用語ミニ辞典／ＰＲ関連団体／企業の文化施設／主要メディア連絡先一覧／主要サイト一覧／記者クラブ／官公庁・各種団体／イベント会場／2020年記念日カレンダーなど
図書館で調べる
図書館には、過去の雑誌・新聞などが置かれているのでそれらバックナンバーから編集部の連絡先などをメモして入手することができます。特に地方新聞などを狙いたいと考えている場合、公共図書館はその地元の新聞を取り揃えているので上手く活用しましょう。
WEBメディアと異なり、紙媒体も過去にどのような情報を掲載しているのか、記事・特集などを確認し、掲載を狙いたい媒体／媒体のターゲット層の把握をすることは「メディア目線」でプレスリリースを送るためには重要です。
さいごに
プレスリリースは、メディアに届いてこそ意味があります。だからといって、闇雲にプレスリリースを送るのではなく「ターゲットが合致するか」という点を意識し、親和性のあるメディアの連絡先を調べて送るようにしましょう。送った後も定期的にその媒体をチェックし、担当者に連絡を取ることで関係性を築いていける広報活動を目指しましょう。
