リモート会合、当日のお困りごとは「事前」に解決　会合の「事前協議サイト」をすぐに作れて「協議録」を出力できる「リモ・アーボ(remo-EarVo)」7月7日よりご利用申込受付開始

2020.07.07 10:00

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ラージヒル社は2020年10月上旬より、企業や団体で定期会合を主催する方に向けて、「事前協議・投票サイト」を簡単に開設・招集・開催し、本会合の前に「事前協議録」として文書出力できる新サービス「リモ・アーボ(remo-EarVo)」の提供を始めます。

大和ライフネクスト社の企画・開発全面協力のもと、小さい会合向けの無料版、中・大規模での多人数利用に適した機能拡張版など、多彩なラインナップをご用意。

本日7月7日より、当社ホームページにて導入問合せ・利用申込の受付を開始します。

リモ・アーボで事前に協議し、協議録としてカンタン出力

■「Withコロナ社会」で新たに生じた、「リモート会合のお困りごと」とは？

「3密」を避け、「新しい生活様式」を推進するよう社会変革が急がれる中、「打ち合わせのリモート化」も世間一般へと急速に普及・浸透しつつあります。しかし、各種団体や企業における公的会合の中には、リモート化に伴い、新たに以下のような課題・要望が生じています。

●参加者に年配者も多いため、全員が完全リモートで会合するのは難しい

●リモート会合ツールを使ってみたら、当日機材トラブル。議論が全然進まなかった

●リモート会合で画面共有する資料の、デジタル化やファイル配布が大変

●リモート会合に途中参加すると、話の流れや資料を他の参加者にこっそり聞けない

●リモート化をきっかけに、若い世代にも会合自体への主体的な参加を期待したい

■当日起こるお困りごとは「事前」に解決する、という発想

そこで、これらの課題・要望を解決するための新しいアプローチとして、「対面希望者にはリモート参加を強制しない」「リモート希望者には対面参加を強制しない」こととし、

1. 本会合の前に「事前協議や投票できるサイト」を主催者・事務方がネット上に開設

2. リモート参加者は事前協議サイトにアクセスし、チャット形式の協議や投票を可能に

3. 事前協議結果を主催者・事務方が印刷・画面共有にて対面参加型の本会合に持ち込む

ことにより、本会合当日の対面・リモート参加者の双方の負荷を大幅に減らすことができる新たなサービスを考案しました。

■理事会、PTA、企業会議、取材など多彩な会合での「事前」を可能に

当社は、大和ライフネクスト社にて2017年12月より取引先管理組合に100件を超える導入実績を持つ「Web理事会サービス(R)」の受託開発・保守を担当しており、その実務経験から、3年以上にわたって当サービスの機能仕様を吟味してきました。

一例として、「過去議題からコピーして協議サイトを再開設する」機能は、定期的に同じ議題をくり返すような会合において、主催者の負荷を大幅に減らすことが可能です。

◎マンション管理組合の理事会

◎自治会・町内会の会合

◎PTA・生徒会・大規模サークルの幹部会合

◎企業内・企業間での定期会議

◎取材・インタビュー・商談におけるアプローチ先への事前案内

など、幅広い領域を対象とし、本会合の「事前」に活用できる各種機能を豊富に取り揃えています。

■「リモ・アーボ」の機能概要

当サービスは、Webブラウザ上で動作するクラウド型サービスとして提供されるため、主催者・参加者ともにアプリのインストール作業は不要。ご自身のメールアドレスを用いた簡単な主催者登録によって、だれでもすぐに事前協議専用サイトを作成し、参加者にメール・SNSなどで開催案内を送ることができます。

専用サイトで協議・投票された内容は、期間終了後に「事前協議・投票録」としてPDF出力され、主催者のメールアドレスに届くので、PDFファイルをそのまま本会合で印刷配布・画面共有することが可能です。

小会合であれば「無料版」でも充分に活用できますが、主催者が月額固定の利用料を支払うことにより、便利で多彩な機能を持つ「機能拡張版」をすぐにご利用できます。

■とても簡単！事前協議サイトの作成から本会合までの流れ

●メールアドレスを用いて主催者登録を行なうと、リモ・アーボの主催者用マイページにアクセスできます。主催者用マイページから「事前協議タイトル」「開催期間」「参加人数」を設定。

そして、協議したい議題を複数追加していきます。

「議案タイトル」「議案内容」「参考資料(添付)」「投票形式(投票なしも選択可)」を設定。

1度の事前協議に追加できる議題数には上限がありますが、小会合でしたら事前協議も小分けで進めたほうがよいでしょう。

これらの簡単な手続きだけで、議題ごとに1ページずつ協議スペースをもった「事前協議用サイト」が自動生成され、招待リンクが発行されます。

メールアドレスで簡単登録

事前協議サイトを自動生成

●主催者は、メール・SNSなどで招待リンクを参加予定者に送信して招待します。

招待リンクを受信した人は、スマートフォン・タブレット・PCから事前協議サイトにアクセス可能。事前協議の各議題の確認や、添付資料をチェックできます。また、協議期間中、主催者や参加者はそれぞれの議題に対して質問・回答をグループチャット形式で読み書き。

途中参加でも協議の流れをつかめます。

議題ごとにチャットで協議

●主催者は議題ごとに「投票ボタン」を設定できます。意見交換だけで投票の必要がない議題については「投票なし」も設定できます。

事前協議における意思表明としての投票なので、参加者は自分の投票を協議期間中に何度でも変更できます。現在の投票結果はグラフ表示され、賛成／反対の動静も一目で判別。場の雰囲気を参考にしながら意思表明することが可能です。

投票形式は「賛成・反対・保留」「投票なし」の2種に加え、機能拡張版では「選択肢型」が設定可能。「A～Dのどれがよいか」といったアンケート型の議題にしたり、次回会合の候補日程を並べて、日程調整に活用したり。

アイデア次第で事前調整がさらにはかどります。

また、事前協議・投票機能を「期日前投票」の場とし、「事前協議で投票すれば本会合は欠席してもよい」とすることにより、本会合当日の対面参加人数を限定しつつ、投票総数もきちんと確保することが可能です。本会合で一定の投票総数が必要な議案であっても、決議を成立しやすくなります。

議題ごとに投票もできる

アンケート形式の議題もOK

●期間終了後、専用サイトで協議・投票された内容は、期間終了後に「事前協議・投票録」としてPDF出力され、主催者のメールアドレスに届くので、PDFファイルをそのまま本会合で印刷配布・画面共有することができます。

また、機能拡張版では「Wordファイル」での出力も可能。本会合の前に協議録の編集をおこなったり、本会合の議事録に追記したりするときに便利です。

協議録を出力して本会合に

●本会合の当日は、「事前協議・投票録」を用いて会合の質疑効率アップを図るとともに、会合時間も短縮。「事前協議・投票録」を議事録への添付資料にすることで、本会合の議事録作成の手間も大幅カットできます

■試験導入したマンション管理組合(全850戸)では「フル・リモート理事会」を実現

「シティタワーズ豊洲ザ・シンボル管理組合」(東京都江東区、総戸数850戸)は、2020年3月度より当サービスの試験導入を実施。当サービスによる事前協議、本会合でのリモート会議ツールの活用を通じ、フル・リモート理事会を実現しました。

当サービスを利用した感想について、当管理組合理事長の木全(きまた)様は次のように述べています。

「私たちの理事会では、議案の事前収集や共有に安価なグループウェアを利用していましたが、議論を重ね議事録を作るのには不向きでした。リモ・アーボは、案件ごとに自分の意見を事前表明・投票し、最後に記録として出力できる点に魅力を感じました。利用してみたところ、新型コロナで集まれなくなったにも関わらず、今まで同様に各案件を前に進めることができました。

今では、リモ・アーボで事前協議し、本会議はリモート会議ツールで顔を合わせて議論しつつ、リモ・アーボで賛否投票して決議、という形で利用しています。

『集まらなくても進められる』が実現できたことに、当サービスの大きな効用を感じています。」

■当社「住まいサポートネット」との連携で、理事会の議事録配布もペーパーレスに

当社が2015年より提供を開始し、導入累計900を超えて利用されている「住まいサポートネット」(マンション管理組合・入居者専用ウェブサイト)の導入済みマンションにおいては、「リモ・アーボ」のシステム連携導入が可能です。アクセス権限管理の統合や、理事会議事録の電子配布および電子ライブラリへの蓄積によるペーパーレス化、専用アプリを介した更新通知など、本会合開催後のアフターフォローまで各種機能を取り揃えています。詳しくは当社にお問い合わせください。

■提供ラインナップ価格および目標導入数

ラインナップ詳細は当社ホームページをご参照ください。(2020年7月7日発表)

https://largehill.co.jp/company/news/20200707.html

初年度は各ラインナップ合計で5,000件導入、売上3,000万円を目指します。

・小会合に向けた「リモ・アーボライト」(無料)：3,500件

・過去議題を蓄積・転用できる「スタンダード」(1件月額3,000円／税抜)：1,000件

・各参加者に閲覧権・発言権・投票権を付与「プロ」(1件年額70,000円／税抜)：200件

・企業一括導入向け統合管理「エンタープライズ」(個別見積要お問い合わせ)：3社

■先行予約申し込みは7月7日より受付開始

当社ホームページにて、「リモ・アーボ」の先行予約お申込みを承ります。予約お申込みの方には、当サービス開始の際に改めてご案内を差し上げます。なお、先行予約特典としてスタンダード版を2か月間無料トライアル、プロ版を初期費用無料にてご利用いただけます。

詳しくは下記をご参照ください。

https://largehill.co.jp/remo-EarVo.html