打ち合わせ「日時」を「期間」にしたら、みんなうれしい！会議クラウドサービス「リモ・アーボ」決議や議事録を残せる拡張プラン登場

～目指せ、ゼロ密！対面打ち合わせ時間を大幅に短縮～

2021.02.26 09:30

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ラージヒル社は2021年2月26日より、理事会、自治会、PTA会合、商談などの定期会合を主催する方に向けて、簡単設定ですぐにネット上の「会合専用ルーム」を開設でき、チャット形式による議題別の協議、公的決議および議事録の自動清書・出力を可能とする会議クラウドサービス「リモ・アーボ」の拡張プランを、有償にて提供開始します。拡張プランは利用用途に応じて[スタンダード][プロ]の2種類から選ぶことができます。

公的議事録もカンタン出力

■好きな時間に、好きな場所から、打ち合わせに参加できる

たとえ「With コロナ社会」への変革の渦中であっても、予定通りの「定期開催」が求められる公的会合において、主催者や参加者には、「開催日時の調整難航」や「リモート参加の不便・トラブル」といった課題や困難が生じています。

当社サービスの「リモ・アーボ」では、公的会合を「日時」ではなく「期間」で開催可能とするネット上の「会合専用ルーム」(参加者専用Webサイト)を、だれでも簡単な手続きで開設できます。

参加者は開催期間中、専用ルームにいつでも好きなときに何度でも入退室ができるため、必須参加を求められるような公的会合であっても、開催日時に予定をしばられなくて済みます。

また、通勤中や就寝前など、いつでも好きな場所から打ち合わせに参加できるため、会議室や集会室に直接集合する人数を減らしたり、「密集」や「密接」を避けた実質「ゼロ密」会合を実現したりすることにより、参加者どうしの心理的な負担を下げることが可能です。

好きな時間・場所から参加

■自動清書・出力の「協議録」を使って、テレビ会議や直接対面の公的会合を「時短」する

リモ・アーボでは、専用ルームでの打ち合わせ内容を、公的会合の主催者が好きなときに「協議録」として出力できます。

「協議録」には、会議タイトル・開催期間・参加者一覧や、議題ごとに協議された内容が整理されて記載されます。印刷・画面共有のどちらもしやすい形式に、リモ・アーボが自動で清書してファイル出力。SNSのグループチャット等に比べて、対面会合を実施する場合でも参加者が協議録を読んで理解しやすく、議事進行がスムーズに進むため、会合時間を短縮できます。

また、リモ・アーボの協議録は公的な会合での配付資料や議事録にもそのまま利用できるため、チャット内容の文字起こしや編集し直す手間が省け、準備やまとめの時間を大幅に削減できます。

リモートのみで打ち合わせを完結するのが難しい公的会合でも、リモ・アーボの協議録とテレビ会議を組み合わせることにより、対面打ち合わせ時間を大幅に短縮することが可能です。

会合準備や対面時間を時短

■議決権保有を証明する「参加証」保有者のみの限定会合を開催できる

リモ・アーボの拡張プラン[プロ]では、議案に対する投票・決議の権限を有する人だけが参加可能な「限定会合」を公式開催することが可能です。

限定会合の主催者は、リモ・アーボから参加者1名に対して1枚の「参加証」を発行することができます。発行した参加証を印刷し、ご本人確認をした上で権限保有者に直接手渡しすることにより、その参加証は保有者が権限を有する証明書とみなすことができます。

参加証で投票権限を証明

参加証を渡された人は、「参加証ご利用手続き」を通じて、ご本人自身のメールアドレスおよびパスワードを1件のみリモ・アーボに登録することが可能です。

主催者が限定会合を開催すると、参加権限を持つ参加者にはリモ・アーボのシステムから開催通知メールが届きます。参加者の連絡先(メールアドレス)はリモ・アーボが厳密に管理し、主催者や他の参加者には非開示のため、参加者間で連絡先を交換しなくても公的会合に参加可能となり、第三者に連絡先が漏れてなりすまし参加されるなどの心配もないため、安心して会合に参加できます。

また、参加証1枚につき参加者登録は限定1名のため、参加者が「正規の投票権」を1票のみ保有する証明となり、定期開催される自治会やPTA会合、投票・決議を伴う管理組合理事会などの公的会合でも、リモ・アーボ上での公式決議を実現することができます。