進捗状況の可視化で対応漏れを防ぎ業務効率を改善　問い合わせ管理システムのクラウドサービス『CuMAS cloud(カマスクラウド)』 2022年5月1日より提供開始

2022.03.30 14:00

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株式会社デージーネット(本社：愛知県名古屋市、代表取締役：恒川裕康)は、問い合わせメールの対応状況をWEBブラウザ上で管理できるクラウドサービス『CuMAS cloud(カマスクラウド)』を2022年5月1日(日)より提供開始します。また、正式リリース前の2022年4月1日～2022年4月30日の間は、お試し期間として無料でご利用いただけます。

CuMAS Cloud利用イメージ

本サービスは、問い合わせメールを自動的にシステムへ登録し、WEBブラウザから問い合わせの進捗状況や担当者を管理できるようにするものです。これにより、問い合わせの対応漏れを防ぎ、業務効率を改善できます。

■メールによる依頼管理の背景と課題

近年、テレワークやハイブリッドワークなど働き方が変化しつつあります。このような背景から、働く場所を問わずどこからでも確認できるメールを使った仕事の依頼や問い合わせをメールで受ける機会も増えています。しかし、メールによる依頼管理には、以下のような課題があります。

・問い合わせや仕事の依頼に気付かない

・誰が対応するか明確でない

・過去のやり取りが即座に調べられない

・対応内容や状況を共有できない

メールソフトを使った自動振り分け機能や、メールアドレスを共有する方法の場合、担当者や進捗はメールの内容を見なければ把握できません。また、電話などメール以外の方法で問い合わせを受けた場合、メールソフトだけでは管理できません。

このような課題を解決をするため、デージーネットはメールによる問い合わせをWEBブラウザ上で一元管理できるクラウドサービス『CuMAS cloud(カマスクラウド)』を2022年5月1日(日)より提供開始します。

■『CuMAS cloud(カマスクラウド)』とは

2022年5月1日にリリースする本サービスは、問い合わせメールを自動的にシステムへ登録し、WEBブラウザから問い合わせを一覧で確認したり、進捗状況や担当者を管理できるようにするものです。料金は月30,000円(税別)です。

『CuMAS cloud』には特徴が6つあります。

1. 問い合わせの種別を自動振り分け

問い合わせや仕事の依頼をメールで受け取った際に、新規の問い合わせか、既存の問い合わせへの返信かをサブジェクトやメールのヘッダから自動的に判定します。判定した情報はWEBインタフェースからカテゴリ毎に一覧表示することが可能です。

また、電話などによる問い合わせは、WEBインタフェースで直接入力して、新規問い合わせを作ることもできます。

2. 対応状況が一目でわかる

問い合わせ一覧では、以下の項目を確認でき、進捗状況や担当者を一目で把握することができます。

・問い合わせ日時(最初の問い合わせメールが届いた日時)

・メールの件名

・メールの送信者アドレス(依頼者のアドレス)

・担当者

・ステータス(未着手／対応中／保留中／お客様確認中／完了／連絡済みなど)

担当者の項目は、問い合わせや依頼のメールに返信をした人が自動で主担当者となり表示されます。また、ステータスでは、未着手・対応中・お客様確認中など、各問い合わせに関する対応状況が一目で分かるようになっています。さらに、対応開始日時、次回アクションの必要な日、完了日などを管理することも可能です。

3. 対応漏れを防ぐメール通知機能

一定期間進捗がないものに対して、メールで通知する機能があります。これにより、対応漏れを防ぐことが可能です。

4. 過去の情報の検索も可能

過去に対応した問い合わせの検索が可能です。そのため、過去のケースでの対応情報にすぐにアクセスできます。また、WEBブラウザから過去のメールと添付資料もすべて確認できるため、問い合わせ担当者が新しく入った場合など、作業の引き継ぎや過去の問い合わせの確認もスムーズにできるようになります。

5. 自動ジョブの追加

指定した時間に自動的にジョブを作成することができます。自動的にジョブが作成されることで、毎月や毎週など定期的に実施する作業や依頼を、忘れることなく確実に管理できるようになります。

6. 顧客ごとの暗号化管理で安心

クラウド上に保存されるメールの内容は暗号化し管理します。さらに、データベースも他のお客様と共有しない構成になっているため、安心してご利用いただけます。

CuMAS Cloud利用画面

■『CuMAS cloud(カマスクラウド)』の導入のメリット

メールソフトを使った自動振り分け機能や、メールアドレスを共有する方法で問い合わせを管理している場合、担当者や進捗はメールの内容を見なければ把握できません。

しかし『CuMAS cloud』であれば、問い合わせの担当者や対応状況を一目で把握することができます。また、電話などで受けた問い合わせも登録ができるため、社内の問い合わせを一元管理することができるようになります。

『CuMAS cloud』を導入することによるメリットは、3つあります。

1. 社内の作業を見える化

外部からの問い合わせ管理だけでなく、社内作業の管理も行うことができます。

各部署のメールアドレスを登録しておくことで、仕事の依頼を部署ごとに管理することができます。これにより各自の作業だけでなく、部署内にどのような依頼が来ているのか、部署内全体の進捗状況を共有できるようになります。テレワークの導入などで部署内での作業が見えづらくなる傾向がありますが、『CuMAS cloud』を導入することで部署内の依頼を見える化し共有することが可能になります。

2. 「探す時間」を減らし作業効率向上

問い合わせメールを受け取ると、即座に振り分けを行うため、情報管理の手間軽減に繋がります。また、事前に問い合わせのカテゴリを分けておくことで、お客様ごとや作業カテゴリごとにジョブを一覧表示することもできます。これにより問い合わせに関する情報を探す時間が短縮できます。さらに、進捗ステータスなど作業の状況を一目で確認でき、やるべきことが見える化されるため業務効率の改善に役立ちます。

3. 作業漏れをなくす

未完了な進捗状況のまま、更新されずに一定期間が過ぎた問い合わせや、次回アクションの期日を過ぎた問い合わせに対して、担当者に自動的に通知メールを送信する機能があります。

この通知機能により、スケジュール管理の精度向上と、うっかり忘れを防止につながり、確実に問い合わせ対応を行うことができます。

■価格

30,000円(税別)／月

カテゴリ・ユーザ数無制限で利用可能

詳しくは以下のサイトをご覧ください。

https://www.designet.co.jp/cloud_service/cumascloud/

■無料お試し期間

以下の期間は、正式リリースの前のお試し期間として無料でご利用いただきます。

2022年4月1日～2022年4月30日

■デージーネットのサービス