早稲田大学がfusion_placeを用いた リアルタイム予算編成システムの運用を開始

株式会社アップライト(本社：東京都千代田区、代表取締役：坂尾 栄治、以下 アップライト)は、学校法人早稲田大学(以下 早稲田大学)において、株式会社フュージョンズ(本社：東京都港区、代表取締役：戒能 尚範、以下 フュージョンズ)が提供する経営管理システム基盤「fusion_place」を使用し、予算編成システムを5ヶ月で導入しました。

2018年10月より全学の予算編成業務を支援するプラットフォームとして本格運用を開始したことをお知らせします。

また、早稲田大学の予算編成システムの導入事例をご紹介する予算管理実践セミナー(日時：2019年6月13日(木)14:00～16:50)を開催します。(詳しくは： http://www.app-right.com/seminar.html )

■fusion_place導入の背景

早稲田大学では、今日の大学に課せられた重い使命を果たすべく、これまでの歩みをさらに発展させ、アジアのリーディングユニバーシティとして確固たる地位を築くための中長期計画“Waseda Vision 150”を2012年に策定しました。

“Waseda Vision 150”で掲げる財務体質の強化を実現するため、財務システムと連携した予算編成システムを2018年10月から本稼働させることを目的として、予算編成システム導入プロジェクトを立ち上げました。

早稲田大学では、2018年4月から稼働している財務システムにより勘定科目別のみならず事業別の予算執行管理ができるようになりました。しかし、財務システム自体には予算編成の機能が備わっておらず、また従前の予算編成システムでは事業別の予算編成ができないため、財務システムと連携できる新たな予算編成システムの導入が急務となっていました。

■fusion_placeで実現したこと

前述のとおり事業別での予算編成に対応する必要があったため、新しく導入した予算編成システムでは、予算申請情報の入力から予算申請書の作成、本部による予算の査定、予算案の自動集計、各部署への予算内示・通知、予算書の作成および財務システムへの連携にまで及ぶ一連の予算編成業務に対して、事業を予算単位として予算情報を詳細に管理できるようにしました。

それに加えて、紙中心で組み立てられていた業務をfusion_placeに集約し、ユーザ間でリアルタイムに情報を共有できるようになりました。また、業務の流れを簡素化し紙の出力も最小限に抑えられるようになったことで、部署間の業務のやり取りをスムーズにすることができました。

■fusion_placeを選択した理由

システムの選定にあたっては、以下の3点に注目しました。

1. ユーザが混乱なく使用できるシステムであること

2. 短期間で導入できること

3. 一定のパフォーマンスが確保されること

1. ユーザが混乱なく使用できるシステムであること

予算編成システムには、各部署の担当者に予算申請情報を入力してもらいます。担当者の中にはシステム全般の操作があまり得意でない者もおり、さらに予算申請は年1回の実施と定常的な業務ではないため、各部署の担当者が容易に理解できるシステムであることが望ましいと考えました。

fusion_placeには以下のような特徴があり、各部署の担当者に対して手厚い教育をせずとも操作方法を理解してもらえると判断しました。

a. シンプルなメニューで構成されており直感的に操作ができる

b. 画面のイメージや操作感がExcelに近い

c. Excelへのデータ出力が容易にできる

d. Excelとのデータ連携機能が柔軟である

導入にあたっては、予算査定を行う本部の担当者に対してのみ簡単な操作トレーニングを実施しました。一方で、その他の部署に対しては、予算編成に関する説明会の場で簡単な説明を行い、操作マニュアルを配付しただけで運用を開始しました。

結果としては、大きな混乱もなく予算申請情報の入力から財務システムへの連携(予算配賦)までの一連の予算編成業務を遂行することができました。

2. 短期間で導入できること

早稲田大学の予算編成のスケジュール上、プロジェクト開始から5ヶ月で予算編成システムを稼働させる必要があり、短期間でシステムを完成させることが要件の一つでした。

fusion_placeには以下の特徴や実績があり、5ヶ月で本稼働できる可能性が高いと判断しました。

a. 複雑なプログラミングが不要で、マスタの登録とフォーム(入出力帳票)の設定で多くの機能を実現できる

b. 多くの企業で短期間でシステム構築した実績がある

3. 一定のパフォーマンスが確保されること

予算申請期間中は多くの部署から予算編成システムにアクセスが集中することが想定されるため、アクセスが集中しても一定のパフォーマンスが確保される必要がありました。

また、大量のテキストデータを含む予算申請データを保持する必要があったため、大量データの入出力のパフォーマンスが確保されることが理想的でした。

fusion_placeには数百人規模のユーザでの運用実績や製品デモでのデータインポートの実演結果から、パフォーマンスに関する要件を満たすと判断しました。

■fusion_placeの導入効果

fusion_placeの導入により、以下のような点が改善され、学内全般で作業の効率化が実現しました。

ある部署では、今まで三人で行っていた予算査定に関する業務を一人で行えるようになるなど、大きな業務改善効果がありました。

1. 従来の予算編成システムでは、部署が予算申請情報の入力を完了しないと、本部は予算申請情報を確認できなかったが、fusion_placeでは部署が入力中であっても本部が予算申請情報をリアルタイムに把握できるようになった

2. fusion_placeに予算申請額を入力し予算申請書をfusion_placeから出力することができるようになり、今まで別々に行っていた予算申請書の作成と予算編成システムへの入力といった二重入力が解消された

3. 従来は予算内示書や予算通知書を財務部が出力し各部署に送付していたが、各部署がfusion_placeを用いて予算内示書や予算通知書を直接確認し出力できるようになったため、予算内示・通知に係る業務の省力化を実現した

4. 従来の予算編成システムで複雑になっていた予算申請書の様式およびその種類をfusion_placeで設定した予算管理体系に合わせて簡素化したことで、本部での査定業務の効率を改善した

■導入プロジェクトについて

本プロジェクトでは、アップライトが主体となりシステムを導入する方法を選択しました。

以下のような手順で、プロトタイプを見ながら要件を調整するアジャイル的な手法で導入を進めました。

1. 早稲田大学がアップライトに要件を提示

2. アップライトが要件定義書、設計書を作成

3. アップライトが設計書に基づきプロトタイプを作成

4. 早稲田大学がプロトタイプを確認し要件を調整

プロトタイプで実際の動きや画面を見ながら導入を進めたため、ウォーターフォール型での導入にありがちな、「出来上がったシステムを見たら、想定したものと大きく異なっていた」ということがなく、早稲田大学の要望にあったシステムを短期間で構築することができました。

■予算管理実践セミナー開催のご案内

アップライトでは、早稲田大学をお招きして予算編成システムの導入事例をご紹介する予算管理実践セミナー(日時：2019年6月13日(木)14:00～16:50)を開催します。

詳しくは以下のURLをご参照ください。

http://www.app-right.com/seminar.html

■早稲田大学について［ https://www.waseda.jp/ ］

1882年に創設された東京専門学校を前身とし、1902年、現校名に改称。以来、“官学に匹敵する高等教育機関の育成”という大隈 重信の理想を現実のものとし、“私学の雄”として数多くの逸材をさまざまな分野に輩出しています。こうした伝統を基盤に、2012年秋に策定された“Waseda Vision 150”のもと、「世界で輝くWASEDA」を目指し、前進を続けています。

■アップライトについて［ http://www.app-right.com/ ］

アップライトは、SEおよびコンサルティング経験の豊富な公認会計士を中心に設立され、会計監査や業務コンサルティングの経験やプログラマ・SEの経験を有する自社内リソースに加えて士業やコンサルティング会社のネットワークを活用し、会計や経営管理、人事等のバックオフィス系の領域を中心に、業務とITの融合した現実的なサービスを提供しています。

■フュージョンズについて［ http://www.fusions.co.jp ］

フュージョンズは、大手コンサルティング会社において会計／経営管理システム分野で長く活動してきた創業メンバーによって設立され、「fusion_place」を中核とするプラットフォームソリューションの開発を進めると共に、経営管理の仕組みつくりと仕組みの運用のための各種サービスを提供しています。

※「fusion_place」は株式会社フュージョンズ及びその供給元の商標又は登録商標です。その他の会社名・製品・サービス名は各社の商標又は登録商標です。