両備システムズ「公開羅針盤V4文書管理」と電子契約サービスの「クラウドサイン」が連携

～自治体の契約業務効率化を支援～

2024.08.19 11:00

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株式会社両備システムズ(本社：岡山県岡山市、代表取締役社長：松田敏之、以下当社)は、当社が提供する自治体向けシステム「公開羅針盤V4(ブイフォー)」の文書管理システムのオプションサービスとして、弁護士ドットコム株式会社(本社：東京都港区、代表取締役社長兼 CEO：元榮太一郎)が提供する電子契約サービス「クラウドサイン」との連携機能を2024年8月より提供開始いたします。

「公開羅針盤V4文書管理」と電子契約サービスの「クラウドサイン」が連携

連携機能は文書管理システムがインターネット環境に構築されている場合だけでなく、LGWAN環境に構築されている場合でも利用可能です。文書管理システムからクラウドサインへ契約書PDF等のアップロード、および契約完了後の契約書の確認が可能となります。

■背景

近年、官公庁・自治体では2019年に内閣府が策定した「行政文書の電子的管理についての基本的な方針」や2020年に総務省が策定した「自治体デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進計画」に基づき行政文書の電子化が進んでいます。あわせて、自治体の契約業務についても、地方自治法施行規則が改正されたことや働き方改革・業務効率化が求められる昨今の社会情勢の変化を受け、電子契約サービスの利用が急速に進んでいます。

当社では自治体専用システムとして「公開羅針盤V4」シリーズを展開しており、そのうち文書管理システムについては「文書事務の効率化・省力化を図ることでより住民サービスに注力いただけること」をコンセプトに提供しています。

一方、弁護士ドットコム株式会社が提供するクラウドサインは、契約の締結から管理までデジタルで完結させる契約マネジメントプラットフォームとして展開しており、多くの自治体で利用されています。

2社のシステムを連携することで、自治体での契約業務における文書の作成・決裁処理から契約締結までの一連の作業を一括で電子化することが可能となります。これにより、自治体DXのほか、業務効率化・省力化をさらに推進します。

■連携内容

文書の決裁完了から契約締結まで、以下の4つの連携を行います。

○アップロード連携

文書管理システムにて作成された起案文書について、決裁完了後に施行処理を行うことにより添付された契約書PDFをクラウドサインへ自動アップロードします。また、契約書PDFとあわせて、契約案件名、契約先、取引金額、契約締結日、契約開始日等の契約案件を管理する上で必要な項目を連携することも可能です。

○取消連携

アップロード連携にてアップロードされた情報が誤っている場合、文書管理システムから再施行処理を行うことでクラウドサインに登録された契約案件を破棄することが可能です。既に契約が締結済みの場合は再施行処理が実施されないよう制御します。

○ダウンロード連携

相手方が署名した契約書PDFをクラウドサインから文書管理システムへダウンロードし、保管することが可能です。文書管理システムに保管した契約書PDFは、文書管理システムにおいて標準搭載されている全文検索機能を用いて検索を行うことが可能です。

○同期連携

契約案件名や契約先等のクラウドサイン上で管理される項目について、クラウドサインで修正を行った場合、同期連携により文書管理システムへ修正内容を反映します。これにより、職員様の修正情報再入力の手間を削減し、誤入力を防止します。

連携イメージ

■主な特長

以下5点の特長があります。

(1) クラウドサインで使用するアカウントを選択して連携が可能

クラウドサインに登録されている複数のアカウントの内、どのアカウントを使用して契約処理を行うか選択した上で施行処理を実施することが可能です。

(2) クラウドサインへの契約書自動アップロードが可能

決裁された契約書PDFを、施行処理と同時に確実にクラウドサインへアップロードできます。これにより、文書管理システムから契約書をダウンロードし、クラウドサインへ再度アップロードするといったファイルの移動作業を省略できます。

(3) システムが異なることによる重複入力や誤入力の防止が可能

契約書PDFのほか、契約案件名や契約先等の項目についても施行時に文書の情報として入力しておくことでクラウドサインへ自動登録します。これにより、文書管理システムで入力した内容を再度クラウドサインに入力し直す手間を省略します。また、再入力時に内容の誤入力が発生することを防ぎます。

(4) 原本の一元管理が可能

データ同期機能により、クラウドサインで変更された契約内容を文書管理システムへ同期可能です。また、クラウドサイン利用における契約状況により、署名済みの契約書や弁護士ドットコム株式会社が発行する合意締結証明書をダウンロード、および文書の添付ファイルとして自動登録することも可能です。これにより、契約に関する内容を文書管理システムにて一元管理できます。

※原本ファイルのダウンロード機能は文書管理システムとクラウドサインが同一セグメントから利用できる場合のみ利用可能です。

(5) クラウドサインからの案件検索を容易にすることが可能

クラウドサインから契約案件を確認する必要がある場合、文書管理システムに保持している契約案件キー情報を利用することで、案件情報を一意に検索することができます。

■今後の展望

販売目標　　電子契約サービス連携を50団体稼働(2029年末迄)

■公開羅針盤シリーズについて

「公開羅針盤」シリーズは、自治体様の運用に特化した内部情報システムです。長年にわたり自治体業務を支援してきた実績を活かし、組織に合った働き方改革をご提案します。文書管理システムでは、庁内で発生する文書のライフサイクルを一元管理し、発生・決裁・保管・保存・廃棄処理をトータルでサポートします。

URL： https://service.ryobi.co.jp/public_solution/gv-document-management

■弁護士ドットコム株式会社　会社概要

本社所在地：東京都港区六本木四丁目1番4号黒崎ビル

設立日　　：2005年7月4日

資本金　　：464百万円(2024年3月末現在)